Payroll — पेरोल

Cost/Profit Centres Management & Payroll Info

Tally.ERP 9 में Cost/Profit Centres Management का उपयोग खर्चों (Expenses), आय (Income) और विभागों (Departments) के प्रदर्शन को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। इसके साथ ही Payroll Management कर्मचारियों से संबंधित जानकारी और वेतन प्रबंधन के लिए उपयोग किया जाता है।

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Cost/Profit Centres Management Options

1. Maintain Payroll
   Payroll फीचर को चालू करने के लिए उपयोग किया जाता है। इससे Employee, Salary Structure, Attendance और Payroll Voucher जैसी सुविधाएँ उपलब्ध हो जाती हैं।
2. Maintain Cost Centres
   Cost Centres बनाने और प्रबंधित करने के लिए। इससे विभिन्न विभागों या शाखाओं के खर्च और आय को अलग-अलग ट्रैक किया जा सकता है।
3. Employee Groups - Tally.ERP 9 me Employee Groups (कर्मचारी समूह) एक बहुत ही काम का फीचर है, जिसका इस्तेमाल Tally.ERP 9 मैनेजमेंट के दौरान किया जाता है।
   आसान शब्दों में कहें तो, जब आप अपनी कंपनी के कर्मचारियों (Employees) को उनके विभाग (Department), पद (Designation), या लोकेशन के आधार पर अलग-अलग समूहों में बांटते हैं, तो उसे Employee Groups कहा जाता है।
   उदाहरण के लिए, अगर आपकी कंपनी में 50 कर्मचारी हैं, तो आप उन्हें इस तरह के Groups में बांट सकते हैं:
   1. Sales Team
   2. Accounts Department
   3. Human Resources (HR)
   4. Production Staff
   
   Employees - Tally.ERP 9 में Employees (कर्मचारी) वह ऑप्शन है जहाँ आप अपनी कंपनी के हर एक कर्मचारी की पूरी प्रोफाइल या मास्टर रिकॉर्ड तैयार करते हैं।
   जब आप Employee Groups (जैसे: Sales, Accounts) बना लेते हैं, तो उसके बाद अगला कदम Employees बनाने का होता है। यहाँ आप कर्मचारी का नाम, उसकी पर्सनल डिटेल्स, बैंक अकाउंट और जॉइनिंग डेट जैसी जरूरी जानकारियां सेव करते हैं।
   Employees Master में आप क्या-क्या जानकारी भर सकते हैं?
   Tally में एक Employee का प्रोफाइल बनाते समय आपको ये मुख्य डिटेल्स डालनी होती हैं:
   
   1. General Information: कर्मचारी का नाम, उसका Employee Number (ID), पद (Designation), और विभाग (Group).
   2. Dates: कंपनी जॉइन करने की तारीख (Date of Joining) और अगर कोई नौकरी छोड़ चुका है तो उसकी तारीख (Date of Resignation).
   3. Personal Details: कर्मचारी की जन्मतिथि (DOB), ब्लड ग्रुप, पिता/पति का नाम और एड्रेस।
   4. Bank Details: सैलरी ट्रांसफर करने के लिए कर्मचारी का बैंक अकाउंट नंबर, बैंक का नाम और IFSC कोड।
   5. Statutory Details (सरकारी नियम): PF (प्रोविडेंट फंड) नंबर, ESI नंबर, PAN कार्ड नंबर और आधार कार्ड नंबर।
   
   Units (Work) - Tally.ERP 9 में Units (Work) का इस्तेमाल कर्मचारियों की मेहनत या समय को मापने के लिए किया जाता है। आसान शब्दों में, यह वह यूनिट है जिससे तय होता है कि कर्मचारी को सैलरी किस आधार पर मिलेगी (जैसे: दिनों के आधार पर, घंटों के आधार पर या उनके द्वारा बनाए गए प्रोडक्ट्स के आधार पर)।
   बिना Units बनाए आप Tally में अटेंडेंस (Attendance) या प्रोडक्शन की एंट्री नहीं कर सकते।
   Units के प्रकार (Types of Units)
   Tally में Units दो तरह की होती हैं:
   
   1. Simple Units: यह एक सिंगल यूनिट होती है।
   उदाहरण: Days (दिन), Hours (घंटे), Mins (मिनट), Nos (संख्या)।
   2. Compound Units: यह दो Simple Units का मिश्रण होती है।
   उदाहरण: 1 Hour = 60 Mins. (इसका इस्तेमाल तब होता है जब आप ओवरटाइम को घंटों और मिनटों दोनों में कैलकुलेट करना चाहते हैं)।
   
   
   Attendance/Production Types - Tally.ERP 9 में Attendance/Production Types वह जगह है जहाँ आप यह तय करते हैं कि कर्मचारियों की उपस्थिति (Presence) या उनके काम को किस आधार पर रिकॉर्ड किया जाएगा।
   सिर्फ 'Units' (Days/Hours) बना लेने से काम नहीं चलता, आपको Tally को यह बताना पड़ता है कि उन Units का इस्तेमाल हाजिरी (Attendance) के लिए होगा या काम (Production) के लिए।
   यह कितने प्रकार के होते हैं? (Attendance Types)
   Tally में मुख्य रूप से 4 तरह के 'Period Types' होते हैं:
   1. Attendance/Leave with Pay: इसका इस्तेमाल 'Present' (उपस्थिति) के लिए होता है। अगर कर्मचारी इस कैटेगरी में है, तो उसे सैलरी मिलेगी।
   2. Leave without Pay: इसका इस्तेमाल 'Absent' (अनुपस्थिति) के लिए होता है। इसमें रहने पर सैलरी काटी जाती है।
   3. Production: इसका इस्तेमाल तब होता है जब सैलरी काम के आधार पर दी जाए (जैसे: कितने पीस बनाए या कितने किलोमीटर गाड़ी चलाई)।
   4. User Defined Calendar Type: इसमें आप खुद तय करते हैं कि महीने में कितने दिन गिने जाएंगे (जैसे फिक्स 26 दिन या 30 दिन)।
   
   
   
   Pay Heads - Pay Heads टीली (Tally.ERP 9) के पेरोल सिस्टम का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। आसान भाषा में कहें तो, सैलरी स्लिप (Salary Slip) में दिखने वाला हर एक आइटम (जैसे— Basic Salary, HRA, PF, TDS) एक Pay Head है।
   यह वह लेजर (Ledger) है जो तय करता है कि कर्मचारी को पैसा मिल रहा है (Earnings) या उसकी सैलरी से पैसा कट रहा है (Deductions)।
   Pay Heads के मुख्य प्रकार (Types of Pay Heads)
   Tally में पे-हेड बनाते समय आपको "Pay Head Type" चुनना होता है:
   1. Earnings for Employees: यह वह पैसा है जो कंपनी कर्मचारी को देती है। (जैसे: Basic Pay, Dearness Allowance (DA), House Rent Allowance (HRA), Bonus).
   2. Deductions from Employees: यह वह पैसा है जो कर्मचारी की सैलरी से कटता है। (जैसे: Provident Fund (PF), Income Tax/TDS, Professional Tax).
   3. Employers' Statutory Contributions: यह वह पैसा है जो कंपनी (Employer) अपनी तरफ से कर्मचारी के सरकारी फंड में जमा करती है। (जैसे: Employer PF Contribution, Employer ESI Contribution).
   
   
   
   
   
   Salary Details - Tally.ERP 9 में Salary Details पेरोल प्रोसेस का वह फाइनल स्टेप है जहाँ आप अब तक बनाई गई सभी चीज़ों (Employees, Employee Groups, और Pay Heads) को एक साथ जोड़ते हैं।
   आसान शब्दों में कहें तो, यहाँ आप तय करते हैं कि किस कर्मचारी को कौन-कौन सा Pay Head मिलेगा और उसकी रकम (Amount) कितनी होगी। इसे कर्मचारी का Salary Structure (सैलरी ढांचा) भी कहा जाता है।
   आप चाहें तो पूरे Group (जैसे: Sales Team) के लिए एक बार में सैलरी स्ट्रक्चर सेट कर सकते हैं, या हर एक Employee के लिए अलग-अलग।
   
   
   PaYroll Voucher - Tally.ERP 9 में Payroll Voucher (Ctrl + F4) पेरोल प्रोसेस का सबसे मुख्य और अंतिम वाउचर होता है। इसका इस्तेमाल कर्मचारियों की हर महीने की सैलरी कैलकुलेट करने और उसे रिकॉर्ड (Process) करने के लिए किया जाता है।
   इस वाउचर की सबसे खास बात यह है कि आपको किसी भी कर्मचारी की सैलरी खुद कैलकुलेट नहीं करनी पड़ती। आपने Attendance Voucher में जो हाजिरी भरी है और Salary Details में जो सैलरी स्ट्रक्चर सेट किया है, Tally उन दोनों को मिलाकर नेट सैलरी ऑटोमैटिक निकाल देता है।
   
   
   
   निष्कर्ष:
   Cost Centres Management व्यवसाय के विभिन्न विभागों, प्रोजेक्ट्स और शाखाओं के खर्च एवं लाभ का विश्लेषण करने में मदद करता है, जबकि Payroll Info कर्मचारियों और वेतन प्रबंधन को सरल एवं व्यवस्थित बनाता है।