Create Users — यूजर बनाना

Tally.ERP 9 में यूजर बनाना (User Creation) तब बहुत उपयोगी होता है जब एक से अधिक व्यक्ति एक ही कंपनी के डेटा पर काम करते हैं। इसके जरिए आप यह तय कर सकते हैं कि कौन सा कर्मचारी क्या देख सकता है और क्या एंट्री कर सकता है। यूजर बनाने के लिए आपके पास 'Administrator' (Main Password) का अधिकार होना चाहिए। स्टेप 1: सिक्योरिटी कंट्रोल चालू करना यदि आपने कंपनी बनाते समय पासवर्ड नहीं रखा था, तो पहले इसे चालू करना होगा: Alt + F3 (Company Info) दबाएं और Alter में जाएं। Use Security Control को 'Yes' करें। अपना एडमिन नाम और पासवर्ड सेट करें और सेव करें। स्टेप 2: नया यूजर (User) बनाना एक बार सिक्योरिटी चालू होने के बाद, आप नए कर्मचारी या यूजर जोड़ सकते हैं: Gateway of Tally पर जाएं। Alt + F3 (Company Info) दबाएं। Security Control विकल्प चुनें (यह विकल्प तभी दिखेगा जब सिक्योरिटी चालू होगी)। Users and Passwords पर क्लिक करें। अब एक तालिका (Table) खुलेगी: Security Level: यहां चुनें कि यूजर किस स्तर का है (जैसे: Data Entry, Owner, या आपने जो खुद बनाया हो)। Name of User: यूजर का नाम लिखें (जैसे: Rahul_Staff)। Password: उसका पासवर्ड डालें। Allow Remote Access: यदि आप चाहते हैं कि वह बाहर से भी लॉगिन कर सके, तो 'Yes' करें, अन्यथा 'No'। End of List करके इसे सेव कर दें। स्टेप 3: यूजर के अधिकार तय करना (Types of Security) अगर आप चाहते हैं कि "Data Entry" वाला यूजर केवल वाउचर एंट्री करे लेकिन "Balance Sheet" न देख पाए, तो इसके लिए: Security Control मेनू में Types of Security पर जाएं। उस लेवल को चुनें जिसे आप एडिट करना चाहते हैं (जैसे: Data Entry)। Disallow the following facilities: वाले कॉलम में उन चीजों को चुनें जिन्हें आप यूजर से छुपाना चाहते हैं (जैसे: Full Access to Balance Sheet)। Allow the following facilities: में वह चुनें जो आप उन्हें दिखाना चाहते हैं। यूजर बनाने के फायदे: डेटा सुरक्षा: हर कर्मचारी केवल अपने काम का हिस्सा ही देख पाता है। ट्रैकिंग: आप जान सकते हैं कि कौन सी एंट्री किस यूजर ने की है। गोपनीयता: आपकी महत्वपूर्ण रिपोर्ट जैसे प्रॉफिट एंड लॉस या कैश बैलेंस हर किसी को नहीं दिखता। प्रो टिप: पासवर्ड सेट करते समय हमेशा ध्यान रखें कि टैली में 'User Name' और 'Password' दोनों ही केस-सेंसिटिव (Case-sensitive) होते हैं, यानी छोटे और बड़े अक्षरों का फर्क पड़ता है।

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